El Proceso de Capacitación DO IT

El proceso de capacitación es el eje central para permitir el  aprendizaje y desarrollo. Ha sido diseñado para modificar positivamente el desempeño de las personas que realizan un trabajo. La necesidad capacitación, por lo general surge, cuando hay discrepancias entre lo que se espera del colaborador (la norma de desempeño del trabajo) y lo que él en realidad hace (desempeño actual).

 Es esencial contar con un proceso clave que nos permita, secuenciar acciones de manera medible, contando con indicadores clave de desempeño y con mediciones para que la transferencia de lo aprendido, se de en el puesto de trabajo. Revisemos como está compuesto este importante proceso.

Proceso de Capacitación | DO IT

El proceso de capacitación requiere una planificación y organización  precisa, para ello se establecen las fases siguientes: 

  1. DNC: Diagnostico de las  necesidades de capacitación
  2. Objetivos, planificación y diseño
  3. Implantación o implementación.
  4. Transferencia que incluye las mediciones, práctica y evaluaciones.
  1. DNC-Diagnostico de las  necesidades de capacitación

En esta fase, es necesario determinar si existe en realidad un problema de desempeño en el trabajador o si se diseñará la actividad con el objetivo de reforzar o refrescar algunos conocimientos o prácticas. Se deben revisar los siguientes aspectos: incluyendo los conocimientos, habilidades y actitudes que se requieren.

El DNC puede ser: A priori (capacitación de nuevos productos, nuevos equipos, nuevos servicios o nuevos colaboradores). A posteriori (cuando se presenten casos de baja productividad, baja calidad, bajo desempeño o el incremento de quejas. 

  • Objetivos, planificación y diseño

Los objetivos del aprendizaje, tienen la función de transformar las labores actuales en actividades, para incorporarlas en el sistema de aprendizaje y desarrollo. Reflejan el rendimiento que se espera de los participantes en un determinado nivel.  Describen lo que el participante en formación, debe ser  capaz de hacer, de manera de demostrar las habilidades y conocimientos específicos.  Algunas preguntas clave que debemos contestar en este punto, son las siguientes: ¿qué deben aprender?, ¿cómo se debe enseñar?, ¿cuándo se realizará?, ¿qué deben sentir, saber y hacer?, ¿qué metodologías, contenidos y medios utilizaremos?

Planificación

Esta fase del proceso requiere: Preparar los materiales auxiliares del trabajo, los cuales, serán utilizados por el facilitador, para mejorar el proceso de aprendizaje y desarrollo. Revisar y seleccionar los recursos instruccionales existentes, para que el facilitador no tenga que improvisar. Desarrollar los nuevos materiales de enseñanza que se requieren. Elaborar planes para cada una de las posiciones y sesiones de los programas, los cuales, deben contener: información referida a los objetivos,  contenidos, actividades del instructor y del participante, en el inicio, desarrollo y el cierre de las sesiones.

Diseño

Todo diseño requiere cubrir las siguientes etapas:

  • Determinar cuáles tareas requieren capacitación.
  • Determinar los pasos necesarios para realizar la tarea, además de establecer  los requisitos de asistencia a las sesiones.
  • Determinar qué tipo de contenido se les presentará a los participantes (es decir, hechos, conceptos, principios, procedimientos o procesos).
  • Estrategia o metodologías de aprendizaje, las cuales,  se emplearán, para establecer la manera en que se implantará el programa.
  • Plan de estudios general, el cual, es un compendio de los contenidos.
  • Implantación o Implementación

Existe hoy en día una variada gama de posibilidades para la implantación de sesiones de aprendizaje y desarrollo. Algunos ejemplos son las sesiones presenciales con un facilitador, cursos en e-Learning (aprendizaje electrónico), el aprendizaje mezclado o Blended Learning, que mezcla lo mejor de las sesiones presenciales con lecciones online. Metodologías como el aprendizaje acelerado, activo. Nuevas tendencias como: el micro-aprendizaje (MicroLearning).

Estudios de casos, historias de aprendizaje (Storytelling), la gamificación (juegos instruccionales), han revolucionado el aprendizaje en la palma de la mano de los participantes con el uso masivo de los teléfonos móviles inteligentes (Smartphone). Otra interesante tendencia en la implantación es el aprendizaje cuando lo requiero (Learning on Demand), justo al momento de necesitarlo, puedo recurrir a una clase con una cápsula de aprendizaje.

  • Transferencia

¿Cómo asegurarnos de la transferencia de los conocimientos, habilidades y actitudes (CHA)?

Las mediciones de conocimientos presenciales, on line tienen un sinfín de posibilidades. Las habilidades se pueden medir con roleplays o representación de papeles y las actitudes a través de la observación y medición en el día a día.

También se debe evaluar el proceso DOIT en cada una de sus fases, en busca del aprendizaje reflexivo. Con tres preguntas básicas:

  1. ¿Qué hicimos bien?
  2. ¿Qué debimos haber hecho diferente?
  3. ¿Qué vamos a cambiar?

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